UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

MISION

El compromiso de las Unidades de Correspondencia se fundamenta en atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios, marcando el inicio de la gestión documental con arreglo a los procedimientos institucionales previamente establecidos y propiciando el fortalecimiento y transparencia de los derechos y deberes de los ciudadanos

MARCO LEGAL

En virtud de los valores primarios y secundarios, representados en las comunicaciones oficiales, conviene tener presente algunas de las normas que regulan a las unidades de correspondencias:

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA

 Artículos : 15, 23, 74, 86, 87, 106, 209, sobre conservación y salvaguarda del patrimonio cultural, derecho a la información y acceso a los documentos públicos , derecho de petición, derecho a la intimidad y al buen nombre.

LEYES

Ley 58 de 1982. Sobre obligatoriedad de los organismos del Estado de reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponde resolver.
http://hermesoft.esap.edu.co/esap/hermesoft/portal/home_1/rec/Normatividad/Ley58%20de%201982.pdf

Ley 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos
http://www.unal.edu.co/secretaria/normas/ex/L0057_85.pdf

Ley 80 de 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia y se dictan otras disposiciones
http://l.corporinoquia.gov.co/ktml2/images/uploads/LEY%2080%20DE%201989.pdf

Ley 734 de 2002 Conductas sancionables a servidores públicos en los archivos
http://www.unal.edu.co/secretaria/normas/ex/L0734_02.pdf

Ley 527 de 1999 Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y  de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.
https://www.contratos.gov.co/Archivos/normas/Ley_527_1999.pdf

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. Reglas y principios generales qye regulan la función archivística en Colombia.
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#

DECRETOS

Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información. Artículos: 4, 5, 6, 7, 17, 22, 25, 48, 251.

Decreto 1333 de 1986. Art. 132 numeral 13 Código del Régimen Político y Municipal. Se establece que una de las funciones de los Alcaldes es velar por el perfecto estado de los archivos

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales

Decreto 2150 de 1995 Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohibición de exigencia de fotocopias de documentos en poder de las entidades y retiro de los documentos de los archivos de las entidades públicas

Decreto 1222 de 1999 Art. 33

Decreto 266 de 2000 Supresión de trámites

DIPOSICIONES CONTENIDAS EN CODIGOS COLOMBIANOS

Código Penal Art. 192, 193, 194, 196.

Codigo Penal Art. 218-228, sobre la falsificación de los documentos públicos

Codigo Penal Art 231, sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos

Codigo de Procedimiento Penal Art. 259. 260

Codigo de Procedimiento Penal Art. 261, 352, sobre el valor probatrorio de documento público

Codigo de Procedimiento Penal Art 262- 263, sobre valor probatorio de documento privado

Codio de Procedimietno Penal Art. 372, sobre detención de la correspondencia por orden judicial

Codigo de Procedimiento Penal Art. 373, sobre la solicitud de copias de telgramas transmitidos por oficinas telegráficas con fines de investigación judicial

Codigo de Procedimiento Penal Art 374- 375, sobre intercepción y apertura de correspondencia con fines judiciales

Codigo de Comercio Art. 19, 48, 51, 54, 60, 61, 63, 213, 314, 379.

NORMAS ICONTEC

NTC 4436 Relativa a la pemanencia y la duabolodad delos soportes, tales como papel

NTC 2676 Relativa  a la pemanencia y la durabilidad de los soopotes. Tales como papel, aplicable a los soportes digitales

SENTENCIAS

Sentencia de la Corte Constitucional T- 696/96, relativa al derecho a la intimidad personal y familiar

ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA

Acuerdo 047 de 2000 Conservación de documentos
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2004

Acuerdo 048 de 2000 Conservación de documentos
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2005

Acuerdo 049 de 2000 conservación de documentos
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2006

Acuerdo 050 de 2000. Conservación de documentos
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2007

Acuerdo 056 de 2000. Acceso a los documentos públicos
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2008

Acuerdo 060 de 2001 Administración de comunicaciones oficiales
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010

Circular 02 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1243

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Destacar la necesidad de la creación o el fortalecimiento de las Unidades de Correspondencia en las entidades, como una oficina fundamental dentro de las organizaciones que apoye el oportuno desarrollo de la gestión administrativa.

• Fijar los pasos metodológicos de recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que reciben y envían las entidades.

• Instruir a los funcionarios de áreas de correspondencia sobre técnicas de embalaje e identificación de datos en los sobres.

• Normalizar procedimientos que permitan la adecuada recepción, producción, conservación y distribución de los documentos en las unidades de correspondencia.

• Apoyar a los funcionarios de la Unidad de Correspondencia para el adecuado desarrollo de sus funciones y para que las entidades reconozcan la importancia de su labor.

• Establecer lineamientos que permitan un efectivo control y una adecuada utilización de la información tramitada por medios electrónicos.

• Orientar  a los funcionarios de áreas de correspondencia en técnicas para la conservación de documentos.

• Presentar recomendaciones básicas preventivas para el manejo de las comunicaciones oficiales.