IMPLEMENTOS DE TRABAJO UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

EQUIPO Y MOBILIARIO

Las unidades de correspondencia determinarán los implementos necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en la entidad.

Equipos: De acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y financieros, cada entidad podrá contemplar el uso de recursos informáticos como computadores, aplicativos y redes, que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución, podrán contar con equipos de fax, correo electrónico, digitalización, reprografía, entre otros.

Sellos: Con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, las unidades de correspondencia deberán contar con sellos, como: recibido, devuelto, urgente y los demás que requiera la entidad de acuerdo con sus funciones.

Carpetas: Para  darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar mínimo con una carpeta que permita transportar desde la unidad de correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.

Casilleros: En virtud que las unidades de correspondencia centralizan la recepción y envío de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y por tanto su rápida ubicación.