FUNCIONES Y SERVICIOS DE LA UNIDAD 

DE CORRESPONDENCIA

·         *Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación de Colombia.

·         *Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.

·       *  Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y a los asuntos de su competencia.

·         *Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las Unidades de Correspondencia.

·       *  Prestar asesoría en materia de administración de las comunidades oficiales, a las dependencias que lo requieran.

·     *    Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los tramites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.

·       *  Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.

·      *   Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.

SERVICIOS

·          Atención al usuario: Lugar a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósito de obtener información sobre la misión, funciones y servicios que presta la entidad, sobre los trámites administrativos o requisitos necesarios para la obtención de un servicio o la atención de un requerimiento y el tiempo y lugar donde se le puede dar respuesta a la  solicitud presentada.

·          Atención de consultas sobre el estado del trámite solicitado.

·          Servicio alerta: Uno de los más importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.  

·          Préstamo de documentos: Se refiere a la disposición y consulta para el usuario, de la serie documental consecutivo de correspondencia; se pueden utilizar controles para registrar los préstamos y para dejar constancia de los mismos en la respectiva serie

CRITERIOS PARA EL REGISTRO Y RADICACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

UNIDADES DE CORRESPONDENCIAS

Deberán adoptar sistemas de organizacion y control,manuales automatizados que permitan la adecuada administración de las comunicaciones oficiales;contaran con aplicativos, equipos, mobiliarios y demás elementos, elaboraran planillas, formatos,y controles, que permitan certificar la recepción y envio de los documentos por parte de los funcionarios competentes.

·         El registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y / o entidad Remitente o Destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

B. la radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del dia siguiente de radicado el documento.

Para el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se sugiere seguir los siguientes criterios:

1.las unidades de correspondencia deberán recibir únicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad y verificar su competencia, en caso que no sean para la entidad deberán ser devueltas al respectivo destinatario.

2.las comunicaciones que recibe la entidad se someterán a un proceso de selección antes de legalizar su recibimiento, con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carácter oficial o personal, o si amerita su registro y radicación, igualmente se tendrá especial cuidado de confrontar si la información que se recibe, esta completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado de conservación.

3.las comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia, no deberán abrirse y estarán plenamente identificadas con mensajes como confidencial, estrictamente personal y otras similares. Cada entidad podrá establecer sus propios mecanismos de recibo, entrega y control de la correspondencia personal; las demás comunicaciones ses abrirán y luego de ser seleccionadas, se registraran y radicaran.

4.las publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter meramente informativo como plegables, publicidad, no deberán radicarse y por tanto, las entidades podrán diseñar los controles necesarios.

5.el registro y radicación de las comunicaciones oficiales debe hacerse en forma permanente, estableciendo horarios de reparto y distribución. Sin embargo, se debe atender el carácter de prioridad y urgencia que revista la comunicación, en tal caso deberá entregarse de inmediato. Posterior al registro y radicación, se realizara el reparto y distribución de las comunicaciones para lo cual se diseñaran controles que identifiquen claramente la comunicación: numero de radicación, nombre del remitente, asunto, fecha y hora de recibo, dependencia a la cual se direcciona el documento y espacio para firma del funcionario que recibe.

6. para el envió de comunicaciones oficiales además de registrarlas y radicarlas se deberá tener en cuenta los procedimientos  establecidos por las entidades para producción documental, la imagen corporativa, además, las formas de distribución como correo tradicional, mensajería, fax, correo electrónico entre otros.