FUNCIONES
Y SERVICIOS DE LA UNIDAD
DE CORRESPONDENCIA
· *Adoptar proyectos y programas para
administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta
y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y
programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en
la ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación de
Colombia.
· *Recibir, radicar, registrar, conservar,
distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones
oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla
dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.
· * Guardar estricta reserva sobre los
documentos, la información a la cual se tiene acceso y a los asuntos de su
competencia.
· *Proponer métodos, procedimientos y propender
por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y
agilizar los procesos en las Unidades de Correspondencia.
· * Prestar asesoría en materia de administración
de las comunidades oficiales, a las dependencias que lo requieran.
· * Informar con oportunidad a las dependencias
competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los tramites
y solicitudes presentadas por los ciudadanos.
· * Radicar y tramitar las comunicaciones con
celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.
· * Atender con prioridad a los menores de edad,
discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia
con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre
el trámite de su requerimiento.
SERVICIOS
·
Atención al usuario: Lugar a donde acuden los usuarios
y ciudadanos en general con el propósito de obtener información sobre la
misión, funciones y servicios que presta la entidad, sobre los trámites
administrativos o requisitos necesarios para la obtención de un servicio o la
atención de un requerimiento y el tiempo y lugar donde se le puede dar
respuesta a la solicitud presentada.
·
Atención de consultas sobre el estado del
trámite solicitado.
·
Servicio alerta: Uno de los más importantes,
consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas, para dar respuesta
oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.
·
Préstamo de documentos: Se refiere a la
disposición y consulta para el usuario, de la serie documental consecutivo de
correspondencia; se pueden utilizar controles para registrar los préstamos y para
dejar constancia de los mismos en la respectiva serie
CRITERIOS PARA EL REGISTRO Y RADICACION DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES
UNIDADES
DE CORRESPONDENCIAS
Deberán adoptar
sistemas de organizacion y control,manuales automatizados que permitan la
adecuada administración de las comunicaciones oficiales;contaran con
aplicativos, equipos, mobiliarios y demás elementos, elaboraran
planillas, formatos,y controles, que permitan certificar
la recepción y envio de los documentos por parte de los funcionarios
competentes.
·
El
registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del
cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:
Nombre
de la persona y / o entidad Remitente o Destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), número de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre
otros.
B.
la radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del
cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envió, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a
partir del dia siguiente de radicado el documento.
Para
el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se sugiere seguir los
siguientes criterios:
1.las
unidades de correspondencia deberán recibir únicamente las comunicaciones que
conciernan a la entidad y verificar su competencia, en caso que no sean para la
entidad deberán ser devueltas al respectivo destinatario.
2.las
comunicaciones que recibe la entidad se someterán a un proceso de selección
antes de legalizar su recibimiento, con fecha, hora, firma o sello, para
determinar si son de carácter oficial o personal, o si amerita su registro y
radicación, igualmente se tendrá especial cuidado de confrontar si la
información que se recibe, esta completa, tiene anexos y se encuentra en buen
estado de conservación.
3.las
comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia, no
deberán abrirse y estarán plenamente identificadas con mensajes como
confidencial, estrictamente personal y otras similares. Cada entidad podrá
establecer sus propios mecanismos de recibo, entrega y control de la
correspondencia personal; las demás comunicaciones ses abrirán y luego de ser
seleccionadas, se registraran y radicaran.
4.las
publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter
meramente informativo como plegables, publicidad, no deberán radicarse y por
tanto, las entidades podrán diseñar los controles necesarios.
5.el
registro y radicación de las comunicaciones oficiales debe hacerse en forma permanente, estableciendo horarios de
reparto y distribución. Sin embargo, se debe atender el carácter de prioridad y
urgencia que revista la comunicación, en tal caso deberá entregarse de
inmediato. Posterior al registro y radicación, se realizara el reparto y
distribución de las comunicaciones para lo cual se diseñaran controles que
identifiquen claramente la comunicación: numero de radicación, nombre del
remitente, asunto, fecha y hora de recibo, dependencia a la cual se direcciona el
documento y espacio para firma del funcionario que recibe.
6.
para el envió de comunicaciones oficiales además de registrarlas y radicarlas
se deberá tener en cuenta los procedimientos
establecidos por las entidades para producción documental, la imagen corporativa,
además, las formas de distribución como correo tradicional, mensajería, fax,
correo electrónico entre otros.
