GLOSARIO
·
Aplicativo:
Aunque se suele utilizar indistintamente como sinónimo genérico de ´programa´ es
necesario subrayar que se trata de un tipo de programa específicamente dedicado
al proceso de una función concreta dentro de una entidad o empresa.
·
Archivo
electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos,
producidos y tratados archivísticamente siguiendo la estructura
organico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
·
Comunicaciones
Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado.
·
Correspondencia: Son
todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites
para las instituciones.
·
Documento
electrónico de archivo: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
·
Documento
Original: Es la fuente primaria de información con todos los
rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
·
Documento
Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público
en ejercicio de su cargo o con su intervención.
·
Radicación
de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibido y de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con
los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan
a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
·
Registro
de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y /
o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del
trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
·
Serie
documental: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
·
Tabla
de retención documental: Listado de series y correspondientes
tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento
de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase
del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de a
cuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos
administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen
referencia a documentos característicos de cada organismo.
BIBLIOGRAFIA
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